Moni varmasti tietää sen tunteen, kun pitäisi muistaa asioita pitkän ajan takaa. Meille kalenterimanialaisille on kuitenkin luonteenomaista kirjoittaa tärkeät asiat ylös, kalenteriin, bullet journaliin tai muuhun vastaavanlaiseen ajanhallinnan apuvälineeseen.
Oman elämän ajanhallinnan lisäksi meillä saattaa olla velvollisuuksia ja työtehtäviä, jotka vaativat yhtä lailla aikataulutusta ja erilaisten asioiden seuraamista ja dokumentointia. Toisille isompien kokonaisuuksien hallinta luonnistuu parhaiten Excelillä tai muilla vastaavilla teknisillä välineillä. Toiset puolestaan kaipaavat visuaalisuutta, fyysistä otetta dokumentointiin. Itse olen vuosien aikana todennut sen, että ei ole olemassa yhtä absoluuttista totuutta, miten asioiden dokumentointi ja seuraaminen toimisi parhaiten, vaan toimintatapaan ja välineeseen vaikuttavat aina tilanteet ja tarpeet.
Viimeisen vuoden aikana on bujossani ollut harrastukseeni liittyviä seurantasivuja, jotka ovat osoittautuneet toimiviksi ja myös helpottavat arkea. Seuraavaksi esittelen teille yhden näistä harrastukseen liittyvistä sivuista. Viime vuoden keväällä väsäsin bujooni ensimmäistä kertaa partioon liittyviä seurantataulukoita, josta yksi oli seuraavanlainen:
Kyseinen taulukko syntyi aidosta tarpeesta, koska vuoden vaihtuessa lippukuntien tulee täyttää vuosiseloste eli eräänlainen katsaus edellisvuodesta. Vuosiselosteeseen merkitään muun muassa tiedot vuoden aikana suoritetuista merkeistä ja tapahtumista sekä retkistä. Aiemmin tämän osuuden täyttäminen on kuulemani mukaan tuottanut päänvaivaa, ja niin se tuotti viime vuonna myös minulle, koska näitä tarvittavia lukuja ei tuntunut olevan selkeästi saatavilla yhdestä paikasta, vaan tiedot täytyi poimia monesta eri paikasta ja eri henkilöiltä.
Tämän vuoden tammikuussa, kun täytimme edellisvuoden katsauksen, kului tämän tilastojen tarkastusosuuden täyttämiseen vain pieni hetki. Minä luettelin luvut taulukoistani ja johtajakaverini kirjasi ne järjestelmään.
Vaikka en koe taitavani erilaisten lukujen ja tilastojen käsittelyä teknisesti, olen kuitenkin Kalenterimanian ja bujoilun avulla löytänyt itselleni toimivan tavan pitää kirjaa merkityksellisistä asioista. Lisäksi edellä kuvatut taulukot ovat hyödyksi myös muille.
Luonnollisesti taulukot jatkuvat myös tämän vuoden bujoissa. Toisaalta hieman eri muodossa, koska nyt kaikki lippukuntaan liittyvät taulukot on sijoitettu yhteen kohtaan toisin kuin viime vuoden keväällä, jolloin aloitin taulukoiden koostamisen. Silloin taulukot muodostuivat siihen kohtaan bujoa, jossa niiden tarpeellisuuden havaitsin. Esimerkiksi ”kolon käyttö” oli viime vuonna sijoitettu vasta helmikuun puolelle, jolloin olin ensi kertaa täyttämässä lomakkeita, joihin kyseinen tieto tuli ilmoittaa.
Tämä tapa taulukoida ja dokumentoida lukuja on osoittautunut minulle toimivaksi tavaksi. Kaikilla tämä ei tietenkään voi toimia, mutta toivottavasti joku saa tästä jotain inspiraatiota omiin kalenterointeihinsa.
-Sarlotta
Kaikki nuo luvut ovat sellaisia, että ne saa merkittyä kokonaisuuksina, joten yleensä merkitsen ne suoraan tusseilla.
Tapahtumien osalta tiedot voi merkitä heti, kun tapahtuma on ohi. Tapahtumien osalta taulukkoon kirjataan tapahtuman nimi ja ajankohta, eri ikäkausien osallistujamäärät sekä tarvittaessa siellä suoritettu merkki, jos se ei kuulu ryhmien kauden ohjelmaan. Koulutusten kohdalla sama homma, eli osallistujatiedot voi merkitä koulutuskohtasesti suoraan sitä varten olevaan kohtaan. Koulutuskohtaan kirjaan koulutuksen nimi ja osallistujat ikäkausien mukaan värikoodaten.
Kauden merkkien osalta määrät kirjaan ylös kauden lopussa, kun ryhmien johtajat ilmoittavat ne. Ilmoitettujen lukujen pohjalta hankitaan myös merkit jäsenille.
Kolon käyttö -taulukon osalta meillä on lippukunnan kolon (eli kokoustilamme) päiväkirjan välissä kuukauden käyttölista, johon johtajat merkitsevät ryhmien osalta kokoukseen osallistuvien määrän ja muut käynnit. Sen pohjalta kuukauden vaihtuessa lasken kokonaismäärän kuukauden käytöistä ja kirjaan sen taulukkooni. Nämä kirjataan tasolla alle ja yli 29 vuotiaat. Vuoden lopuksi lasketaan sitten kaikkien kuukausien yhteisluvut.
Onpa kivannäköinen! Merkitsetkö luvut lyijykynällä ja muutat sitä mukaa, kun kertoja tulee lisää, vai onko sinulla tuossa jotain kuukausinäkymiä, joista lasket vuoden määrät yhteen? Aihe on sen verran vieras, etten osaa ihan sujuvasti lukea noita taulukoita. 🙂