Kesäisiä terveisiä täältä ruudun toiselta puolelta! Tällä kertaa pääsette lukemaan mun ajatuksia ja ideoita siitä, miten kalenteria voi hyödyntää arjessa ja erityisesti työelämässä. Mainittakoon heti alkuun, että oma työni on säännöllistä iltatyötä eikä työvuorojen vaihtelua viikoissa paljoakaan näy. Lisäksi mulla on mukana kulkeva bullet journal työasioille, joka on lähinnä muistiinpanoja ja huomioita varten. Harvemmin tätä tulee täytettyä säntillisesti, mutta se kulkee mukana työpäivien alusta loppuun ja kynän kera tietysti. Mutta mennään mun vinkkeihin ja ideoihin!
Mukana kulkeva työkalenteri voi olla pelastus kaikille huomioille, joita työpäivän aikana tekee. Työkalenteri voi olla myös sellainen, joka on ja pysyy työpaikalla. Jos on hankalaa erottaa työelämä ja työn ulkopuolinen elämä toisistaan, voi jälkimmäinen olla hyvä tapa harjoitella oman rajan luomista. Työkalenterin ei mielestäni tarvitse kulkea mukana työpaikan ja kodin välillä, mutta joissain ammateissa työpäivän aikana laukussa oleva kalenteri on todellinen pelastus ja välttämättömyys.
Voi herättää paineen tunnetta tai riittämättömyyttä, jos käyttää kahta kalenteria. Sen vuoksi haluankin nostaa ideaksi kalenterin jaottelun eri osioihin. Esimerkiksi Happy Plannerissa ja Ajaston Project 365-kalenterissa on jaettu päivä kolmeen laatikkoon ja näenkin tässä mahdollisuuden jaotella laatikot eri osa-alueisiin. Itse olen jakanut oman kalenterini karkeasti ”omat, koristelu/muut ja työ.” Tämä toimii ainakin itselläni hyvin, vaikka useimmiten työasiat päätyvätkin työbujoon ja sitä kautta muistiin.
Työajat ja työpaikat saattavat eri aloilla vaihdella paljonkin toisistaan. Saattaa olla hankala lisätä työaikoja viikkoon, ellei sille ole varannut erikseen tilaa. Onneksi tähänkin tarkoitukseen on monenlaisia tarroja helpottamaan arkea. Esimerkiksi laatikko-/boksi-tarroilla saa kätevästi merkittyä työvuorot (ja mahdollisesti vaihtuvan työpisteen) päivittäin. Tietysti on myös erilaisia ”työvuoro”- ja ”vapaapäivä”-tarroja näitä tilanteita helpottamaan. Jos pidät listoista, on työvuorot mukava laittaa myös listaksi viikkoaukeamalle. Myös kuukausinäkymää kannattaa hyödyntää työvuorojen kirjaamisessa, jolloin esimerkiksi kolmen viikon työvuorot näkyvät melkein kerta vilkaisulla.
Työelämässä tarvitaan toisinaan myös tilaa muistiinpanoille ja määräpäiville. Itselleni ensimmäisenä näistä mieleen hyppäävät erilaiset koulutukset, kokoukset tai kehittämispäivät. Mikäli kalenterissa ei ole riittävästi tilaa muistettaville asioille, on hyvä olla oma muistikirja työasioille, vaikka määräpäivät olisivatkin kalenterissa muistissa. Yleensä merkitsen itse kalenteriin sekä määräpäivän että muistutuksen edelliselle viikolle, jotta määräpäivässä tulee pysyttyä.
Tykkään käyttää värejä kalenterissa, joten seuraava vinkkini onkin värien käyttö, tai kuten itse asian ilmaisen, värikoodaus. Itse käytän vihreää väriä työasioihin liittyvissä muistiinpanoissa sekä kuukausi- että viikkonäkymillä. Värien käyttö on näppärä myös siitä, että nopealla vilkaisulla voi kalenterista bongata työvuorot tai muut töihin liittyvät asiat. Myös erilaiset symbolit kuvastamaan määräpäivää tai työvuoroa voivat toimia yhtälailla!
Vaikken itse ole ”team vaakapäivät”-porukkaa, tulee työbujoa täytettyä ”vaakapäivämäisesti.” Muistiinpanotilaa on vähän kapeasti pienessä sivussa, joten koen vaakapäivämäisyyden välttämättömäksi (vaikka päivät ovat pystypäivinä tekemässäni pohjassa). Vaakapäivämäisesti täytettynä kalenteriin mahtuu enemmän huomioita ja muistiinpanoja päivältä.
Onko sulla jokin hyvä vinkki jaettavaksi, miten kalenteria voi työelämässä hyödyntää tai miten siitä saa ”kaiken irti”? Kommentoi tai kerro, mikä on sun vinkki työkalenterin käyttöön.
– Terhi