Avainsana: tehtävienhallinta

Vanhat kalenterit esillä – Ruut

Heippa ihanat kalenterituunailijat, täällä Ruut. Tänään ajattelin raottaa teille mun kalenterihistoriaani. Aiemmin aiheesta ovat kirjoittaneet Eija, Inka ja Milja.

Aloitin paperikalenterin käytön jo teini-iässä ja muistaakseni ensimmäinen kalenterini oli kuuluisa Sooda-kalenteri. Sitten kuvioon tulivat Suosikki-lehden kalenterit, joita käytin muutaman vuoden. Niissä kiinnosti lähinnä julkkisten kuvat ja tarinat, kalenteriosuutta en varsinaisesti käyttänyt.

Lukioon mennessä kalenterista tuli oleellinen osa opiskelua. Ostin kalenterini yleensä tavan marketeista ja merkkasin kaikki oleelliset tunnit, deadlinet ja kokeet. Vielä enemmän kalenterin merkitys korostui yliopistoon mennessä. Ilman kalenteria opiskelusta tuskin olisi tullut mitään. Yliopistossa käytin joko marketin peruskalentereita tai sitten yliopiston omaa lukuvuosikalenteria.

Ennen kalenterimaniaan hurahtamista, minulla oli koko lukuvuoden sama kalenteri käytössä. Toisin on nyt. Vuodesta 2016, kun liityin Kalenterimaniaan, olen käyttänyt yhtä kalenteria suunnilleen puolisen vuotta kerrallaan. Alkuun haaveilin rengasplannerista, jossa olisi pystypäivät kellonaikoineen. Olin tuolloin niin tottunut kellonaikanäkymään etten osannut ajatellakaan muita vaihtoehtoja. Käynti Vihkokaupalla avasi silmäni. Miten paljon erilaisia kalentereita voikaan olla! Ja niitä voi tehdä jopa itse. Olin itseasiassa jokunen vuosi aiemmin ihaillut ystäväni itsetehtyä kalenteria ja Vihkokaupalla tuo kalenteri tuli mieleeni ja päätin Sandyn innostamana kokeilla kokonaan itsetehtyä kalenteria. Ostin harmaan Leuchtturmin ja aloin suunnitella ihka ensimmäistä bullet journaliani.

Eipä kauaakaan, kun halusin myös rengasplannerin ja päädyin ostamaan A5-kokoisen Simple Storiesin Carpe Diemin. Huomasin kuitenkin melko nopeasti ettei A5-kokoinen kalenteri sovi minulle mukana kuljetettavaksi, joten aloin pitää Carpe Diemiin päiväkirjaa.

Puolen vuoden kuluttua halusin jotakin uutta. Bullet journalin tekeminen ei enää kiinnostanut. Ostin kiinakaupasta traveller’s notebookin (feikkiversion) ja Vihkokaupalta Webster’s pagesin kalenteri-insertin sekä muutaman lisävihon. Tätä systeemiä jaksoin käyttää jälleen puoli vuotta kunnes halusin jotakin muuta.

Aloitin gradunteon ja bullet journal oli jälleen ajankohtainen. Traveller’s notebook sai väistyä. Ostin hyväksi havaitun leuchtturmin tällä kertaa marjansävyisenä ja aloin väkertää bullet journalia tarkasti ohjeiden mukaan. Siinä missä ensimmäinen itsetehty kalenterini oli täynnä lähinnä samantyylisiä viikko- ja kuukausinäkymiä, toinen oli enemmän bullet journalin alkuperäisen idean mukainen.

Kun opinnot olivat pulkassa ja paperit kädessä, tuntui että kalenterikin piti vaihtaa, sillä alkoihan elämässäni täysin uusi j erilainen vaihe. Ostin valmistujaislahjakortilla personal-kokoisen Filofaxin domino softin. Pieneen rengasplanneriin on ollut vaikeuksia tottua enkä oikein miellä itseäni sellaisen käyttäjäksi. Filofax on kuitenkin ihana ja aion käyttää tätä kalenteria puolisen vuotta. Sen jälkeen siirryn varmaan uudelleen traveller’s notebookiin tai muuhun ratkaisuun, riippuen tietenkin elämäntilanteesta.

Millainen on sun kalenterihistoria?

Sydämellä Ruut

ToDo-listat

ToDo-listat eli suomeksi tehtävälistat ovat erittäin tärkeä osa arkeani. Minua viehättävät säntilliset listat ja asioiden pitäminen järjestyksessä. Todo-listat ovat ennen kaikkea ajan- ja tehtävienhallintaa. Niiden avulla päässä soivan kohinan voi saada vaimennettua. Kun asian kirjoittaa ylös, se on pois mielestä ja energiaa jää muuhun toimintaan enemmän.

Todo-listoja tekemällä saan hallittua arkeani, erilaisia projekteja ja kaikenlaisia juoksevia ja päässä kummittelevia asioita. Todo-listojen viehätys on pitkälti tunnetta hallinnasta. Kun kirjoitan pienetkin juoksevat asiat ylös, tunnen hallitsevani arkeani. Aluksi tottumattomalle listaajalle voi tulla olo, että kaikenlaiset tehtävälistat vain vievät aikaa ja voimavaroja. Olenpa joskus sattunut ohimennen  kuulemaan, että Todo-listoja tekevät vain kontrollihirmut tai turhantärkeät persoonat. En allekirjoita väitettä. Tehtävälistojen tekemiseen on syitä yhtä paljon kuin on tekijöitäkin. Toinen haluaa jakaa ison kokonaisuuden pienempiin osiin, toinen puolestaan haluaa motivoida itseään näkemään saavutuksiaan. Mikäli tehtävälistan tekemiseen käyttää illalla vaikkapa vain 2 minuuttia, säästää sen moninkertaisesti seuraavana päivänä, kun kaikenlaiset hoidettavat asiat eivät vello mielessä.

Todo-listat ovat tärkeitä ja niiden avulla on mahdollista saavuttaa asioita ja nähdä konkreettisesti asioiden edistymisen. On kuitenkin tärkeää ettei koko elämä ole alati etenevää tehtävälistaa. Elämässä on oltava tilaa myös luopua suorittamisesta. Todo-listoja rakastavan olisi mielestäni hyvä pitää todo-listoista vapaita päiviä tai jopa kokonaisia viikkoja. Kalenterimaanikkokin tarvitsee vapaata tehtävien suorittamisesta. Lepo on tärkeää. 

Todo-listoja voi tehdä monella tavalla. Itse käytän bujosta tuttua perinteistä listaamistapaa, eli kirjoitan tehtävät asiat allekain ja laitan asian eteen pisteen tai laatikon, jonka sitten tehtävän tehtyä rastitan. Tyydyttävää! Teen listoja pitkälti vain päivätasolla. Kuukausittaisia listoja voi suosia, kun kyseessä on asia, jonka tekemisellä ei ole kiire tai joka toistuu harvoin. Listat ovat ennen kaikkea henkilökohtainen työkalu, jonka käytöstä päättää jokainen itse. Vinkkinä antaisin kuitenkin sellaisen, että listat kannattaa pitää ytimekkäinä etenkin jos tilaa on vähän. Tätä postausta kirjoittaessa personal kokoisessa Filofaxissani on seuraavanlainen lista:

  • pese mekko
  • LinkedIN
  • Todo-postaus
  • lue tekstit

Listassa ovat sekaisin työnhaku, vapaa-aika ja kotityöt. Minulla toimivinta on laittaa kaikki asiat samaan listaan jotta saan kokonaiskuvan. Gradua kirjoittaessa listat liittyivät pitkälti vain graduun, enkä useinkaan koe tarpeelliseksi muistuttaa itseäni kotitöistä. Todo-listat voivat auttaa jos tuntuu ettei arjessa ole aikaa ja silmissä vilisee loppumaton lista tekemättömistä töistä. Toisaalta jos asia ahdistaa, anna olla. On muitakin tapoja pysyä elämänsä kartalla.

Listatuin terveisin, Ruut